Organisation d'évènements

Je suis d accord le festival et papier cadeau priment sur les autres événements mais c est quand même important de se projeter et de parler d autres événements comme la zumba qui est loin d être une petite organisation avec beaucoup de reflexions et puis vis a vis de l association des familles c est important que tout soit vite précisé...
On est polyvalente comme notre profession "on peut tout faire"....et meme commencer a ce projeter pour l apres...
Et n oublions pas le "passe rue" ( c est mignon cet intitulé j adore !!! )

oui clara c'est ce que j'ai dit... juste que nous puissions en parler posément à la réunion car sur un forum il me semble difficile de récolter tous les avis et de trancher sans se réunir.

D'autant plus que nous ne mettons pas du tout de coté la zumba, elle était prévue à la réunion précédente! Mais on a du raccourcir la réunion pour pouvoir participer à la soirée des internes. On va en parler c'est prévu à la prochaine réunion. Marlène voulait parler des points non abordés sur cette prochaine réunion. Alors , c’est vrai on règle les choses les unes après les autres une par une et donc dans l'ordre chronologique du temps. Car février c'est plus loin que le festival, le passe rue et les papiers cadeaux. Tout simplement. ce n'est que mon avis et il me semblait bon de le préciser car aucune opposition de ma part (et je pense aussi de la part des autres) au projet zumba. Et il ne faut pas que cela soit pris dans ce sens là surtout.(j'espère pas?)

J'ajouterais même, juste pour mettre au clair mon point de vue, sans aucune méchanceté, sans viser personne non plus, que nous sommes toutes différentes donc avec des avis différents, des priorités différentes etc... mais c'est cela qui fait notre complémentarité et qui nous aide à avancer sur tant de projets. Nous traversons une période avec beaucoup d’évènements à gérer... une association qui se lance donc tout a mettre en place. Cela fait beaucoup. On aimerait avancer sur tout. Je ne doute pas que nous y arrivons. Et nous avons déjà bien avancé en peu de mois et nous pouvons en être fières!
Alors vraiment, moi j'aimerais que chacun puisse donner son avis même s'il diverge des autres mais sans que cela soit mal pris. Vraiment. D'autant plus que j'ai pas envie de me prendre la tête. On a une belle cause d'association, il y a pleins d'autres choses plus graves dans la vie et on ne sera jamais toutes ok pour tout. Par exemple (comme cela me concerne, c'est facile d'en parler sans viser personne! ) mon idée de photographier les tissus... je me suis ralliée à la majorité même si j'avais proposé autre chose, je n'en suis pas vexée - et c'est très bien ainsi. Vraiment.
Voila... ça fait longtemps que je voulais le dire...car j'avais peur d'avoir vexé des gens... alors comme ça, je l'ai fait! bisous a toutes bonne nuit. A bientot... et bon dimanche

C est tout a fait ça je n ai donné qu un simple avis je trouve dommage d attendre la reunion sans anticiper et reflechir proposer des idées, justement avec des avis différents c toujours plus riches pour moi, et il resterai juste a concretiser les dernieres actions le jour J et ca irai plus vite et plus efficace a mon avis
Une sorte de preparation pre-reunion quoi...
Mais je comprends que beaucoup d entre vous qui prepare le festival n ont pas le tps de pensez a autre chose mais com c pas mon cas il faut bien que je m occupe ailleur....et donc je pense a la suite

ça roule!

Personnellement et je prends parti de personne :
Je pense que le plus simple dans l'histoire est de gérer les événements dans l'ordre chronologique.
1) Cette semaine il y a le festival, nous avons encore de grosses journées à organiser : l'installation la mise en place des ateliers la découverte (en tout cas pour ma part) des autres associations etc.
2) S´en suivra le "passe-rue" avec Sébastien : nous avons rendez vous avez lui lundi.
3) Prochaine Réunion consacrée au paquets cadeaux et aux points non abordés à la dernière Réunion
4) Les paquets cadeaux
5) Il y aura je pense à la rentrée une nouvelle Réunion et une assemblée générale à organiser
6) le projet Zumba il n'arrive qu'en dernière position simplement lié à la chronologie ! Avec tout le super boulot que Clara et Elodie on fait il est plus ou moins cadré : la SACEM il faut pas paniquer eux du moment qu'ils ont leur chèque il s'en fiche un peu pour l'avoir déjà fait à plusieurs reprises avec le comité des fêtes..

Perso je ne peux pas gérer tous les événements en même temps laisser moi le temps de sortir la tete un peu de l'eau Very Happy lundi après midi rdv avec Sébastien mardi installation mercredi inauguration jeudi et vendredi travail de matin (et reprise en jour apres un mois de nuit) samedi dimanche festival..et ca c'est juste pour l'association mais j'ai aussi d'autres choses prévues à côté et qui m'occupe un peu l'esprit alors juste : on souffle un bon coup on laisse passer au moins la semaine prochaine et on avise après Wink

Allez les filles on perd pas notre motivation tout roule jusqu'à présent y a pas de raison que ca s'arrête ! On arrivera à tout faire il faut juste garder un minimum de logique et de l'ordre dans nos idées comme on le fait deja !!!

Les alarmes de rea et moi meme vous souhaitons un bon dimanche ^^"

la semaine qui arrive est vraiment très chargée pour beaucoup d'entre nous, (5 nuits cette semaine et inauguration avec journée entière sur le festival, j'avoue clairement que j'appréhende le festival, ma gestion de la semaine et la fatigue qu'elle va engendrer. surtout qu 'a coté nous avons toutes une vie perso). c'est pourquoi nous sommes quelques unes a préférer en reparler après.
Je pense que la prochaine réunion qui devrait vite arriver, d'ailleurs je ne sais pas si le doodle est terminé, mais peut être devrait elle se concentrer seulement sur tous les prochains événements, que l'on puisse tout fixer, et tout ce qui doit aussi être vu mais de façon moins urgente, peut faire l'objet d une nouvelle réunion peu après?! ce n'est qu'une idée mais je sais qu en réunion certaines fois on passe bcp de temps sur les premiers sujets et on passe très vite sur ceux qui arrivent en fin car pressés par le temps.
je sais que des fois nos discutions par messages peuvent etre pris d'une mauvaise facon pck pas d’intonation ou d'expressions, et je pense qu il est mieux de pouvoir aborder certains sujets en réunion.
personnellement je n'ai pas d'ordinateur chez moi, et sur mon mobile ce forum commence a faire tout buguer par le nombre de pub qu'il m ouvre. je préviens donc que je serais très peu active ces prochains jours dessus.
allez demain débute une grosse semaine, je sais qu'on va toute réussir a gérer ce festival et on sera certainement fière de ce que nous avons pu faire en si peu de temps pour une petite association qui n'a même pas un an!

une chose est sûre vu les réactions suite un simple post d'avis sacem je confirme que la motivation de l'équipe est toujours là et ca me ravie .
Mais oui il va être formidable ce festival!!! j'ai hâte!!!
Mais....(dsl) on pourra vite parler de l'autre évènement papier cadeaux très très vite "post festival" (la réunion étant prévu environ 15jours avant, selon la date) car celui là depuis mon retour au boulot il me préoccupe plus que les autres pour ma part...
bisous les filles

Coucou!! du retard voici mes quelques dispo pour les paquets cadeaux :
Le 14/12 le matin 9h30 12h30
Le 16/12 l'après midi après le boulot
Le 19/12 le matin 9h30 12h30
Le 20/12 le matin 9h30 12h30

Je ne veux pas m'avancer pour d'autres créneaux horaires incertains
J'en suis désolée
Je viens de calculer y a 90h a couvrir par 4 personnes en meme temps : 360 heures à couvrir!
Meme avec tous les bénévoles c'est chaud chaud...faut garder espoir !!

Mais non c'est très bien, tu fais ce que tu peux comme nous toutes

j 'suis rassurée de voir qu'il y a pas que moi qui suis inquiète pour les papiers cadeaux...
mais donc, attendons la réunion pour en parler entre nous et avant de renvoyer le contrat de decathlon si possible... scratch:
Même en mettant des affiches en pédiatrie et urg ped pensez vous que l'on aura suffisamment de bénévoles (minimum une vingtaine sans nous compter pour être au moins 2) d'ici le 5 décembre?

Dsl, peut-être que je suis trop pessimiste et j'espère me tromper...

Ces dates ont été retenues par l'ensemble du bureau et n'ont été imposées à personne. Nous en avons déjà reparlé lors de la dernière réunion et nous nous y sommes engagées auprès de Décathlon.
Certes, il y a beaucoup de dates et de créneaux, mais peut être essayons de chercher autour de nous si nous connaissons des personnes pouvant nous aider.

En ce qui concerne le contrat de partenariat avec Décathlon, il faut leur renvoyer dans les plus brefs délais. Je ne pense pas qu'attendre la réunion du 28 ou du 5 pour répondre soit correct vis à vis de l'enseigne.

Certes les dates ont été forcément accepté par le bureau car on est avant tout une equipe qui respecte les decisions de chacunes...on est toutes dans le même bateau et ont va faire biensur en sorte ensemble de ne pas "chavirer"...si nous n avons pas de plan b immédiat je crains qu on risque de se retrouver seule a des créneaux et je penses pas que se sera respectueux pour "l enseigne" et ni pour notre image "d association de l hopital" .Aussi en fin d année nous ne sommes pas a l abris d un arrêt ou d un retour sur repos...
J ai proposé a Marlène d envoyer un mail a tout les adhérents et d afficher egalement en Pediatrie et urg ped. Elle doit me tenir au courant. Ils faut surtout pas attendre la reunion pour prendre des decisions au vu de l importance de notre engagement.
J esperes sincèrement que beaucoup de personnes s'inscriront mais il faut le savoir vite...et je penses qu il faut surtout s adapter a leurs disponibilités sans imposer de créneaux strict , être plus "souple"....peut etre que ca suffira pas mais ca serait bien que tout le monde donne son avis et propose des solutions avant la reunion pour combler les vides (le planning de décembre étant sortie depuis 15j). Faire appel à l exterieur est une tres bonne idée ! Ou bien trouver une autre assos pour alleger nos jours.
Il reste un mois avant le debut de notre engagement, et avant de signer ne pouvons nous pas éventuellement essayer de diminuer les jours en leur expliquant des soucis de planning par exemple ? Avant la validation des jours nous etions plusieurs a stipuler (mails ou forum) que 4 a 5 jours voir une a même dit 2 jours serait suffisant pour une première année...
Encore une fois j espere me tromper et je vous adresse alors toutes mes excuses d avances.

Pour ma part, a un mois de l evenement je pense que l enseigne compte sur nous et que si nous demandons de reduire le nbre de jour c est un peu tard pour eux pour se retourner. En reunion on a reussi a combler tous les creneaux, avec nos dispo données aux filles tous les jours proposés par l enseigne n avaient pas ete retenus. On va y arriver ; )
Envoyer un mail a chaque adherent n est ce pas trop ? Je pense que beaucoup d entre eux savent deja. Si on en parle chaque jour ou l on travaille au personnes presentes, afficher en pediatrie urgence ped et maternité ne serais pas suffisant ? Souvent les gens attendent le dernier moment pour repondre.
Je pense qu on devrait preciser que les creneaux proposé peuvent etre flexibles pour les personnes souhaitant nous aider.
Personnelement je suis en train de voir avec des amies pour nous donner un coup de main. Si on cherche toutes un peu autour de nous on peut deja amener un ou 2 personnes de plus.
Et Peut etre juste prevenir l enseigne que nous ne pouvons pas etre 4 par jours, petite association en demarrage.
Ca reste mon avis perso et je peux comprendre que depuis le depart certaines ont des apprehensions a ce sujets. Mais je pense qu on peut y arriver ; )

On peut peut-être se laisser 3 ou 4 jours maxi pour en parler autour de nous, au boulot quant on bosse, et voir si le tableau se remplit!


Je pense vraiment qu'il ne faut pas s'engager auprès de Decatlon en renvoyant le contrat en tout cas pour le moment, c'est prendre beaucoup de risque avec un tableau aussi incomplet à ce jour. C'est prendre le risque de décevoir, de ne pas être à la hauteur des attentes pour cette enseigne phare de Pau.

Je pense qu'ils doivent avoir une bonne pile de demande identique à la notre, peut être ils ont pleins de plans B sous le coude à plus d'un mois de Noel (diviser le nombre de jours avec une autre association par exemple..) Car après etre 2 seulement au lieu de 4, est ce envisageable pour Decatlon?! aucune idée...s'ils ont fixé 4 personnes, il y a une raison précise?!

Quand la personne m'a appelé pour confirmer les dates, elle m'a demandé si nous étions éventuellement intéressées pour prendre d'autres créneaux et dates car il n'avait personne comme association. J'avais donc refusé.

Et 4 personnes, c'est car quand il y a beaucoup de monde, il ne souhaite pas trop d'attente. Elle m'avait dit 3 minimum voir 4.

Après ne devrions nous pas mettre une date butoir plus tôt? Souvent, nous attendons le dernier moment pour se noter!

ah oui j'avais pas toutes ces notions...

oui tout à fait, peut être pouvons nous avancer la date butoire par exemple dans une semaine ? genre le 24 ? à un mois de noel, et comme ça on fait le point sur ce contrat

Peut être on peut répondre à decatlon qu'on essaye de remplir le planning ou qu'on finalise je sais pas, histoire de les faire patienter...

Et dans une semaine on avise!

D'ici la on peut en parler +++... Envoyer le mail qu'a rédiger clara? (dans brouillons)

Non?!

je sais qu'il est tôt et que ce n'est pas l’événement prioritaire d'un point de vue chronologique, mais je me permets de lister ici les infos recueillies mercredi dernier auprès de Denise (clara et moi même) car sinon je vais oublier mon cerveau n'étant pas extensible!

c'est juste un partage d'informations nouvelles, pr faire synthétique:

Denise nous a parlé:

- durée du cours: 1h30 idéalement, découpé en 45 min fois 2 avec une entracte au milieu (vente de boissons, gateaux, à ce moment là ou après, à voir entre nous)

- sacem: elle a eu la femme qui gère ça au tel,elle règlera le forfait 3 semaines auparavant

- affiches: à nous de la creer comme on le souhaite, elle conseille de marquer ZUMBA PARTY en gros, ne pas noter vente de boissons gateaux ou quoi car la sacem peut tout recalculer ensuite, ça peut être pénible..ou alors de le marquer en petit

- nom qui parait sur affiches: marquer en tout petit en bas de l'affiche : organisée par l'association des familles de Gan. L'intégralité des bénéfices sera reversé à l'association les bébés plumes. Elle conseille de noter en tout petit en bas ces phrases

- prix d'entrée: elle nous conseille de rester sur du classique et pas trop cher : soit 5 euros

- impression d'affiches a3: une fois l'affiche crée par nos soins, elle pourra nous en imprimer (gratuit ou très peu cher, j'ai pas osé demander, mais elle a une combine...) on demandera plus en détail une fois l'affiche bien avancée

voilou !